Zusammenfassung

ERP-Transformationen werden häufig als reine IT-Projekte gestartet, ohne jedoch die Belange anderer Funktionen mit einzubeziehen. Besonders deutlich wird das im Bereich Finance. Gerade wenn Steuerprozesse erst spät berücksichtigt werden, riskieren Unternehmen teure Nacharbeiten, welche die steuerliche Compliance und den Go-Live gefährden können. Tags: #SAP | #SAP S/4HANA

Im Detail

ERP-Transformationen werden häufig als reine IT-Projekte gestartet, ohne jedoch die Belange anderer Funktionen mit einzubeziehen. Besonders deutlich wird das im Bereich Finance. Gerade wenn Steuerprozesse erst spät berücksichtigt werden, riskieren Unternehmen teure Nacharbeiten, welche die steuerliche Compliance und den Go-Live gefährden können.

Die Migration auf SAP S/4HANA gehört für viele Unternehmen zu den zentralen Transformationsprojekten der kommenden Jahre. Oft wird sie jedoch vor allem aus IT-Perspektive betrachtet: Systemarchitektur modernisieren, Prozesse standardisieren, Altlasten reduzieren, Cloud-Fähigkeit schaffen. Das ist nachvollziehbar, greift aber zu kurz.

Die ERP-Transformation beeinflusst nicht nur die IT-Systeme, sondern verändert auch zentrale Unternehmensprozesse wie Order-to-Cash, Purchase-to-Pay sowie steuerliche Abläufe wie Steuerfindung und vor allem die Compliance.

Besonders bei indirekten Steuern zeigt sich schnell: Jede Bestellung, jede Rechnung, jede Warenbewegung und jede Buchung kann steuerliche Folgen haben. Die zentrale Frage lautet deshalb nicht, ob Steuerprozesse irgendwann an das neue ERP angepasst werden müssen. Die Frage ist, zu welchem Zeitpunkt Steuer als essenzielles Thema in einem Transformationsprojekt untergebracht werden sollte.

Steuerfindung beginnt nicht erst in der Steuerabteilung

In vielen Unternehmen wird Steuer-Compliance erst kurz vor der Abgabe der Steuererklärung (beispielsweise der Umsatzsteuer-Voranmeldungen) sichergestellt. Das ist nicht nur zeit- und ressourcenintensiv, sondern beinhaltet typischerweise auch jede Menge Nacharbeiten.

Darüber hinaus werden nur selten alle Fehler und Anomalien identifiziert, was zu steuerlichen Risiken führt und den Cash-Flow gefährden kann. Allgemein betrachtet findet der wichtigste Schritt zur Sicherstellung der Steuer-Compliance ohnehin deutlich früher statt: Bei der Datenerfassung und im Rahmen der Steuerfindung.

Datenqualität als Fundament korrekter Steuerfindung

Ob die Steuerfindung korrekt funktioniert, hängt von zahlreichen Parametern wie der Qualität der Stammdaten, der Richtigkeit der Produktklassifikationen in den ERP-Systemen oder der zugrunde liegenden Steuerfindungs-Logik ab. Dass die Steuerbehörden der verschiedenen Länder fortwährend Änderungen an einzelnen Vorschriften und regeln vornehmen, erschwert das Ganze zusätzlich.

Gerade das Thema Datenqualität sollte daher einen besonders hohen Stellenwert genießen. Denn S/4HANA folgt dem Prinzip eines standardisierten Daten- und Prozessmodells. Doch ein solcher „Single Point of Truth“ entfaltet nur dann sein ganzes Potenzial, wenn die zugrunde liegenden Daten belastbar sind.

Schlechte oder fehlerhafte Stammdaten sind einer soliden Steuerfindung nicht zuträglich und haben vor allem repetitiven Charakter. Entsprechend sind gesunde Stamm- und Transaktionsdaten keine Begleitaufgabe, sondern grundlegende Voraussetzung für eine korrekte Steuerfindung.

ViDA und globale E-Invoicing-Pflichten erhöhen den Druck

Regulatorische Initiativen wie „VAT in the Digital Age“ (ViDA) erhöhen den Druck zusätzlich. Das EU-Vorgabenpaket wurde 2025 verabschiedet und wird schrittweise bis 2035 ausgerollt.

Einzelne Mitgliedstaaten haben dabei schon deutlich früher eigene, verpflichtende Modelle eingeführt: Italien etwa bereits seit 2019 mit dem Sistema di Interscambio (SdI), das inzwischen als Blaupause für viele andere Länder gilt.

Parallel treiben weitere Staaten nationale Modelle zur stärker digitalisierten Verarbeitung steuerrelevanter Transaktionsdaten voran, etwa Frankreich ab 2026, Polen mit KSeF oder Deutschland, das die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich ab 2027 schrittweise einführt.

Für Unternehmen ist dabei weniger die einzelne technische Pflicht entscheidend, sondern die disruptive Gesamtentwicklung dahinter: Steuerrelevante Daten müssen früher, strukturierter und konsistenter verfügbar sein.

Werden Steuerkennzeichen, Steuerbeträge, Produktklassifizierungen oder Kundendaten bereits im operativen Prozess falsch ermittelt, pflanzen sich diese Fehler in nachgelagerte Melde-, Prüf- und Abrechnungsprozesse fort. Deshalb sollten Steuerfindung, Datenqualität und Kontrollmechanismen bereits in der ERP-Zielarchitektur mitgedacht werden.

Von der periodischen Meldung zur transaktionsgenauen Compliance

Damit verschiebt sich der Fokus weg von der Korrektheit periodischer Meldungen hin zur Korrektheit jeder einzelnen Transaktion. Steuerliche Compliance ausschließlich im Rahmen monatlicher Reporting-Prozesse sicherzustellen, wird daher zunehmend schwieriger – oder so komplex, dass sie kaum noch beherrschbar ist.

Tax Engines können hier einen ergänzenden Ansatz zur Steuerermittlung bieten. Sie werden heute häufig als SaaS-Lösungen bereitgestellt, können je nach Anbieter und Architektur aber auch in anderen Betriebsmodellen eingesetzt werden.

In der Praxis werden sie in ERP- und andere vorgelagerte Systeme eingebunden, um Steuerfindung zentral, regelbasiert und möglichst nah an der Transaktion zu unterstützen.

Ein wesentlicher Vorteil liegt darin, dass steuerliche Inhalte und Regeln zentral gepflegt und aktualisiert werden können, wenn sich Vorgaben oder regulatorische Anforderungen ändern. Das ist insbesondere für international tätige Unternehmen relevant, müssen sie doch unterschiedliche lokale Anforderungen erfüllen, ohne für jede Jurisdiktion isolierte Sonderlogiken aufzubauen.

Die Steuerlogik wird dadurch nicht als nachträgliche Korrekturschicht verstanden, sondern als integrierter Bestandteil der Prozess- und Systemarchitektur. Spezialisierte Tax-Automation-Lösungen können die native Steuerlogik im ERP ergänzen und erweitern, ohne die Rolle von SAP S/4HANA als führendes Prozess- und Datenfundament infrage zu stellen.

Zielarchitektur: Steuerlogik von Anfang an mitdenken

Standardisierung braucht steuerliche Zielarchitektur SAP S/4HANA und moderne Cloud-Modelle schaffen für Unternehmen eine standardisierte und zukunftsfähige Grundlage für integrierte Geschäftsprozesse. Gerade diese Standardisierung ist ein zentraler Vorteil, weil sie Prozesse vereinheitlicht, Wartbarkeit verbessert und künftige Anpassungen erleichtert.

Für Steuerprozesse bedeutet das allerdings: Anforderungen an Steuerfindung, Datenflüsse, Kontrollen und Systemintegration sollten frühzeitig in die Zielarchitektur einfließen.

Je klarer Unternehmen definieren, welche steuerrelevanten Daten in welchen Prozessen entstehen, welche Systeme diese Daten nutzen und wie Steuerlogik zentral gepflegt werden soll, desto besser lässt sich Tax Automation in die Gesamtarchitektur integrieren.

Finance, Tax, IT und Operations sollten daher bereits in der Planungsphase klären, wie native ERP-Funktionen und spezialisierte Tax-Automation-Lösungen optimal zusammenspielen.

Ziel sollte dabei kein Nebeneinander von Systemen sein, sondern eine konsistente Architektur, in der SAP S/4HANA als Prozess- und Datenfundament dient und ergänzende Steuerlogik dort eingebunden wird, wo internationale Anforderungen, Regelpflege oder zentrale Kontrollen zusätzliche Tiefe erfordern.

Steuerlogik endet nicht an der ERP-Grenze

In der Praxis ist die Systemlandschaft selten auf ein einzelnes ERP-System beschränkt. Insbesondere in mittelständischen und großen Unternehmen überwiegen hybride Umgebungen, in denen neben SAP S/4HANA weitere Anwendungen für Beschaffung, Vertrieb, Abrechnung, Reisekosten, E-Commerce oder branchenspezifische Prozesse eingesetzt werden.

Ein wesentlicher Vorteil von Tax Engines liegt darin, dass sie systemagnostisch arbeiten. Über Konnektoren oder APIs lassen sie sich mit verschiedenen Systemen integrieren, etwa mit Billing-Lösungen, Beschaffungsplattformen wie SAP Ariba oder Coupa, weiteren Vorsystemen oder Webshops. Der große Vorteil: Die Steuerlogik sitzt an einem zentralen Ort, nämlich in der Tax Engine.

Statt Steuerregeln mehrfach in einzelnen Anwendungen zu pflegen, können Unternehmen damit ein zentrales Modell für Steuerfindung, Regelpflege und Kontrolle etablieren. Das reduziert manuelle Pflegeaufwände und hilft, steuerliche Blind Spots an Systemgrenzen zu vermeiden.

Tax muss frühzeitig mit auf den Plan

Ein häufiger „Fehltritt“ in S/4HANA-Projekten besteht darin, die Steuerabteilung erst in der Testphase einzubinden. Denn dann sind Prozessdesign, Datenmodell, Integrationsarchitektur und Systemgrenzen oft bereits weitgehend festgelegt. In der Folge werden steuerliche Anforderungen lediglich so gut wie möglich „angeflanscht“.

Das ist meist teurer, riskanter und führt zu mehr Kompromissen als eine klare Implementierungsstrategie mit Tax als frühzeitig eingebundenem internen Stakeholder.

Tax Automation in der Fit-to-Standard-Analyse verankern

Denn dort wird entschieden, welche Prozesse künftig im Standard laufen, wo ergänzende Logiken notwendig sind und welche Systeme steuerrelevante Daten erzeugen oder verarbeiten. Bereits in dieser Phase muss die Steuerfunktion mit IT, Finance, Accounts Receivable, Accounts Payable und Supply Chain an einem Tisch sitzen, um eine ganzheitliche Betrachtung zu ermöglichen.

Wer das früh berücksichtigt, kann Steuerlogik, Datenflüsse und Kontrollmechanismen sauber in die Zielarchitektur integrieren. Wer es spät tut, korrigiert Symptome.

Compliance und Kontrolle: Tax Automation als Baustein des IKS

Tax Automation besitzt auch eine Governance-Komponente. Unternehmen müssen sich darauf verlassen können, dass Steuerfindung kontrolliert, nachvollziehbar und überprüfbar erfolgt. Eine Tax Engine kann dabei ein wichtiger Baustein des internen Kontrollsystems sein, weil Prozesse und Kontrollen für Betrieb, Regelpflege, Aktualisierung und Überwachung strukturiert dokumentiert werden können.

Dazu zählen etwa Freigabeprozesse, Rollen- und Berechtigungskonzepte, Änderungsdokumentation, Monitoring sowie die regelmäßige Kontrolle steuerrelevanter Stamm- und Transaktionsdaten. Je nach Architektur und Anbieter können zusätzlich Kontrollberichte und Prüfungsnachweise wie SOC-Berichte, ISAE 3402, SSAE 18 oder IDW PS 951 Transparenz über die Kontrollumgebung des Dienstleisters schaffen.

Tax CMS und persönliche Haftung der Geschäftsführung

Für deutsche Unternehmen ist diese Nachvollziehbarkeit auch mit Blick auf Tax Compliance Management Systeme relevant. IDW PS 980 und der IDW-Praxishinweis 1/2016 zur Ausgestaltung und Prüfung eines Tax CMS können Orientierung geben, wenn steuerliche Kontrollen strukturiert dokumentiert und überprüfbar gemacht werden sollen. Praktische Relevanz gewinnt das auch durch das BMF-Schreiben vom 23.

Mai 2016: Danach kann ein funktionierendes Tax CMS im Einzelfall ein Indiz dafür sein, dass keine vorsätzliche oder leichtfertige Steuerverkürzung vorliegt, wenn dennoch ein Fehler auftritt. Tax Automation ersetzt ein solches Kontrollsystem nicht, kann aber ein wesentlicher technischer Baustein davon sein.

Hinweis der Redaktion: Nicht zu unterschätzen ist zudem die persönliche Dimension: Geschäftsführer und Vorstände haften nach § 69 AO grundsätzlich auch persönlich, wenn steuerliche Pflichten des Unternehmens schuldhaft verletzt werden. Ein dokumentiertes, technisch gestütztes Kontrollsystem für die Steuerfindung kann in diesem Zusammenhang auch zur Absicherung der handelnden Personen beitragen.

Best Practice: Tax Engine statt Flickenteppich

Eine sinnvolle Lösungsstrategie besteht darin, Steuerlogiken und Steuerfindung stärker zu zentralisieren Insbesondere bei mehreren ERP- oder Quellsystemen.

Gerade für international tätige Unternehmen bietet eine Tax Engine klare Vorteile: Konsistente globale Steuerentscheidungen über verschiedene Systeme hinweg, weniger manuelle Pflegeaufwände und geringere Abhängigkeit von lokalen Sonderlogiken.

Praxisbeispiele zeigen den Nutzen. Lenovo verfolgte bei der Integration von ONESOURCE Indirect Tax mit SAP beispielsweise das Ziel, eine zentrale Regelbasis zu schaffen, die von der Steuerabteilung kontrolliert wird – nicht von IT oder Endanwendern.

Durch die Einführung eines global einheitlichen Steuerregelwerks konnte Lenovo die Konsistenz steuerlicher Entscheidungen verbessern, manuelle Pflegeaufwände reduzieren und schneller auf regulatorische Änderungen reagieren.

Die Case Study verdeutlicht zudem einen wesentlichen strategischen Vorteil von Tax Engines: Steuerinhalte und Steuerlogiken können unabhängig vom ERP-Kernsystem gepflegt werden. Dadurch sinkt die Abhängigkeit von der IT.

Hinweis der Redaktion: Der Autor ist bei Thomson Reuters tätig, dessen Produkt ONESOURCE Indirect Tax im obigen Beispiel referenziert wird. Vergleichbare Tax-Engine-Lösungen bieten am Markt unter anderem auch Vertex, Avalara und Sovos an.

Fünf Handlungsempfehlungen für CIOs und CFOs

Für CIOs, CFOs und Steuerverantwortliche ergeben sich daraus fünf zentrale Handlungsempfehlungen:

Das Thema Steuerfindung frühzeitig in die S/4HANA-Roadmap aufnehmen.

Bestehende Steuerlogiken und Steuerfindung auf den Prüfstand stellen.

Überprüfung der Datenqualität und gegebenenfalls Bereinigung vor der Migration.

Zielarchitektur für Steuerlogik, Datenflüsse, Schnittstellen und Kontrollen definieren.

Business Case rechnen: Reduzierte Fehlerquoten, geringerer manueller Pflegeaufwand und schnellere Regelpflege lassen sich in der Regel deutlich konkreter beziffern als der reine Compliance-Nutzen — das erleichtert die Priorisierung gegenüber CFO und IT-Steuerungsgremium.

Wichtig ist: Die Migration auf SAP S/4HANA ist mehr als ein technisches Upgrade. Sie ist ein seltenes Zeitfenster, um Steuerprozesse, Datenqualität und Compliance-Architektur neu auszurichten. Unternehmen, die strategisch und früh planen, reduzieren nicht nur Risiken. Sie schaffen auch effizientere Prozesse, bessere Daten und mehr strategische Handlungsfähigkeit.

Wer dagegen versucht, alte Steuerlogiken und die alte Steuerfindung in eine neue ERP-Welt zu übertragen, bleibt hinter den Möglichkeiten zurück.

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